及時匯報下週工作計劃

即便對非常有經驗的上級和員工來說,在工作中也時常發生這件事:上級想讓員工做的是A,但員工以為上級想讓自己做的是B。如果這個目標通過部門組長傳達,那麼員工會以為上級想讓他做的是C,這就是溝通過程中的信息偏差。

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對於初入職場的新人而言,你的工作內容和方向都具備非常大的靈活性。這其中可能包括了一些你無須花費主要精力去做的工作,或者可能花費了大量時間精力,但卻與KPI關係不大的工作。及時跟上級匯報工作計劃和預計完成情況,能讓上級幫助你把握方向,識別關鍵任務。職場是一個注重效率的地方,KPI的設置讓每個人的工作重心有跡可循,及時去掉那些跟KPI弱相關的任務,能夠讓你更專注關鍵要務。

你將從事的工作,上級在入職初期可能也做過。通過匯報工作計劃與預計目標,上級能夠為你提前指出這項工作中的關鍵點以及你可能會遇到的問題。好心腸的上級也會為你出謀劃策,教你如何解決可能出現的問題。有了他們的指導,你的工作會進行得更加順暢與高效。

讓上級和管理層了解你的工作計劃,非常重要!他們會幫你把握方向,讓你不至於偏離公司或部門需求的核心。

我們在後文將討論了如何做計劃,你可以關註一下職場大講堂哦。

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當面匯報,掌握主動

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在絕大多數公司中,上級和管理層都忙得不可開交。他們很有可能無法定期和你面對面交流,因此,你的大多數工作匯報都是通過郵件發送的。

一旦上級或其他管理層要求你當面匯報,你一定要抓住這個絕好的機會。因為,當面匯報這個形式說明瞭這件事對於上級的優先級是很高的。

30分鐘通常是當面匯報的最佳時長,也是上級通常不會拒絕的時長。每週可以主動約上級進行30分鐘的1對1工作會談。這30分鐘內,你的匯報內容最好控制在15分鐘內,剩下的15分鐘留給上級反饋和指正你的工作。

這15分鐘的內容匯報,你可以分成兩個部分:過去一週你完成了什麼關鍵工作;下一週你計劃完成哪些工作。無論是已經完成的,還是未來計劃的,對於職場新人,分別細說三項具體內容就足夠了。當然,實際工作內容一定會超過三項,但我建議你把匯報的數量精簡在三項以內。這三項具體內容就是對應你的KPI的關鍵要務。匯報三個你完成的關鍵要務,匯報三個你下週要完成的任務,最後留足夠的時間讓上級反饋。

在剛開始時,上級可能只會說一句「挺好的」,而不會給你更多的反饋。但是沒關係,不要為此就氣餒,下週繼續堅持匯報。至少上級確認了你做的事情沒有問題,而且上級知道了你在做哪些關鍵的事情,你們的目標是一致的。

如果上級在某一週出差了,你無法見到他,你可以申請通過電話完成匯報會議。隨著職場經驗的增加和職務的升高,你會發現很多會議都是通過電話和視頻完成的。那麼,早點開始接觸電話匯報方式也是一件好事情。

我們在前文討論過,面對面溝通是效率最高的溝通方式,而且面對面交流能夠拉近你和上級之間的距離。所以,一定不要忘記定期約見上級,向他當面匯報你的工作。

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